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[职场日记] 【转】怎样当好办公室主任

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晏方知

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怎样当好办公室主任（能力篇）
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2023-07-20 发表于山东

    有位微友**微我，怎样当好办公室主任？其实，这是一个很大的命题，主要原因是办公室这个职位是全面的，多方位的，立体化的。因此从今天起，连续就怎样当好办公室主任谈一下个人认识（能力篇、素养篇、行为篇、细节篇、综合篇）
    一、办公室主任应具备的能力
   每个单位的办公室就好比单位中枢神经系统的大脑组织，承担着指挥整个肌体各个功能组织各自运转，以及各组织之间的相互联系和有机配合，确保整个肌体的良性互动，健康发展。作为办公室主任驾驭好整个办公室的工作，需要的能力也是具体的、综合的、全面的。
    一是综合谋划能力。办公室具有负责协调各项行政事务职能。也就是涉及全局性地行政事务，由办公室主任牵头去组织协调，因此办公室主任要对全局性事务做好统筹谋划，使之稳妥有序。高效运行。
    二是掌控全局能力。办公室负有督导检查各项方针、政策、指示、重要决定和各项规章制度的贯彻落实执行。因此要有高度的政治责任感，牢牢把握全局性工作任务与上级的决策部署保持高度的一致性，既有对当前工作的全面掌控，又有对未来发展方向的运筹帷幄。
    三是协调组织能力。办公室负责各类集会以及重要活动的召集组织，并形成会议纪要以及决定事项的落实督导。因此要有较强的组织协调综合性的集会的经验，通过有效地各类会议现场的筹备及会务的保障，确保各项工作部署高效规范。
    四是外联公关能力。办公室负有加强与政府部门以及业务关联度比较高的相关机构的联系协调的职能。作为办公室主任要加强与各部门及机构组织之间的联系协调，建立密切地的联系联络机制，做好日常工作的相互配合支持，确保部门之间的适时、有序、顺畅。
    五是文字驾驭能力。办公室负责起草综合性报告、工作计划、总结以及请示、通知等。因此办公室主任负对所承担的文字起草文本的审核把关工作，必须具有相应的文字驾驭能力，确保重要的文件符合上级的决策部署并且紧密结合工作实际，以及各类规范性文书的规范运行。
    六是统筹平衡能力。办公室还负责其他的行政事务管理兜底工作，如档案、文秘、印鉴、后勤保障等，确保行政后勤保障性工作有序规范。因此办公室主任要做到统筹协调，瞻前顾后，平衡各方实力，确保后勤服务工作尽善尽美。
   办公室主任所具有的能力是岗位的特性所决定的，作为一名成功的办公室主任，需要的是不断地加强日常的培养，紧密结合实际工作的需要，不断地补齐自己的短板，全面地提升自己的工作能力，增强工作的胜任力。

怎样当好办公室主任（素养篇）

    二、办公室主任应具备的基本素养
    一是讲政治。作为办公室是整个单位的核心部门，引领着整个单位的发展方向，具有政治属性。而作为该部门的负责人，一方面要有具有较强的政治敏锐性，较高的政治思想觉悟，较强的政治理论水平，思想上同党中央保持高度一致，保证正确的政治方向；另一方面自觉地同党委（组）保持高度一致，围绕领导班子的决策部署开展工作；再一方面坚持党性原则，按组织原则办事。
    二是讲大局。由于办公室职责特殊性，决定了办公室主任要有较强的大局意识。一方面要有大局观念，时时处处为全局的利益着想；另一方面工作谋划要有全局性思维，全面谋划单位工作发展的方方面面；再一方面做事要顾全大局，摒弃部门和个人利益，使各项工作协调发展；最后要维护大局利益，敢于对损害集体利益的行为说“不”维护集体形象。
    三是讲公道。作为全局性工作的核心部门的负责人，要时刻牢记“公”为上。一方面做事的出发点要公为首要，时刻以集体利益为重，时时处处体现公共特性；另一方面对人要公，无论对领导还是同事，都要一视同仁，让领导和同事感受公正的力量；再一方面对事要公，不要厚此薄彼，因人对待，让领导和同事感受公平的存在；最后遵守公道正派的职业操守，用公道赢得爱戴、尊重和民心。
    四是讲纪律。办公室主任岗位的特殊性，遵守纪律尤为重要、一方面遵守政治纪律，不妄议领导做出的重大决策，与领导集体保持高度一致；另一方面遵守组织纪律，对参与研究知晓的有关事项，严守纪律，不对外传播；再一方面遵守工作纪律，要有边界意识，知晓该知晓的事，不管边界以外的事；最后要遵守生活纪律，洁身自好，不要成为围猎的对象，丧失做人的基本品质。
    五是讲团结。作为办公室主任是各方联系的纽带，一方面要维护好领导班子的团结，不因个人工作失误，造成领导之间的误解，制造不和谐因素；另一方面要协调好各部门之间的团结，及时化解部门之间配合合作过程中的矛盾和问题，消除不和谐因素；再一方面善于团结一切可以团结的力量，营造和谐共处干事创业的氛围；最后对不和谐的因素，要用自己的智慧和力量，及时化解，为领导减负，为同事减压，为集体增彩。
    六是讲奉献。特殊的岗位，繁重的任务，需要有奉献精神。一方面时间的奉献，许多急难险重任务，不是在规定的八小时以内完成的，要有加班加点的时间奉献；另一方面智慧的奉献，对于一些矛盾突出的问题，需要用智慧去解决，要多费心思奉献智慧力量；再一方面情感奉献。单位的人情世故，不是单纯地用制度纪律能够解决的，需要用苦口婆心的情感付出，才能找到解决问题的答案；最后不计报酬的奉献，随时做好应对困难问题的准备，不计较个人利益得失，用奉献赢得未来。
    七是讲严谨。办公室工作无小事，需要用严谨细致的态度对待一切工作。一方面主持制定制度要严谨，用严格的制度，规范单位成员的行为；另一方面做事标准要严细，要做到高标准，严要求，提高工作质量；再一方面做事要求要严格，不得有丝毫的懈怠与马虎，不要有任何的纰漏，招致满盘皆输。最后严谨细致成习惯，始终将规范的制度，严格的措施，高质量的成果，作为做事的基本标准，全面提升做事的质量。
    总之，办公室主任岗位的特殊性，不仅要有较高的基本能力，还要培养自己良好的职业素养，全面提高工作的胜任力。目的在于发挥好岗位特点优势，为成长进步积蓄力量。

怎样当好办公室主任（意识篇）

三、办公室主任应当具备的意识
    一是具有服从意识。对于领导集体做出的重大决策部署，要坚定不移地做好贯彻落实执行，要义无反顾地服从领导集体的决定。一方面要充分理解领导的意图，做好贯彻执行的思想准备工作；另一方面要督导各部门要做好落实执行，切实对领导集体做出的重大决策落到实处；再一方面要服从领导的决定，充分体现领导的权威，最后要做好领导决策的督导落实，确保领导部署的工作见真着实。
    二是要有原则意识。一方面要坚持原则，时时处处以原则为行为规范；另一方面要坚持原则不动摇，妥善处理日常工作中的各类问题，使之公平公正；再一方面要把原则作为日常的基本遵守，不得有丝毫的动摇和变通，增强原则的刚性约束、
    三是要有程序意识。职场中讲究的是严谨规范。一方面要有知晓日常的工作规程，切实增强程序意识；另一方面严格按程序办事，增强程序的约束性，确保各项工作有序稳定；再一方面不要有丝毫的违反程序行为，建立良好地工作运行机制；最后不断地完善工作程序，使各项工作程序更加优化和完善、
    四是要有服务意识。办公室主任作为岗位的特殊性，要牢固地增强服务意识，一方面要全方位地服务于领导做出决策部署的落实执行；另一方面要服务于所有的同事，为其创造良好的工作环境和氛围；再一方面要积极主动地为服务对象提供优质的服务，用真诚的服务赢得尊重、理解。
    五是要有创新意识。一方面要牢固树立创新意识，提高全员的创新工作水平；另一方面要敢于同旧的工作方式、方法作斗争，创新性地开展工作，紧跟时代发展的步伐；再一方面要用创新的思维，引领工作发展的节奏，切实使整体工作符合时代发展的要求。
    总之，办公室主任岗位的特殊性，就必须牢固树立服从、原则、程序、服务、创新意识，。全方位地提升工作水平，以适应时代发展的要求。

怎样当好办公室主任（行为篇）

四、办公室主任应当具备基本行为规范
    一是脑勤。作为办公室主任岗位的特殊性，多思考是其职责的基本要求。一方面要勤于思考，面对问题多分析，只有经过深思熟虑，才能透过现象看本质；另一方面通过思考，才能知道什么该做、什么不该做，什么该说、什么不该说，什么地方该去，什么地方不该去，才能把握工作的方向；再一方面遇事冷静思考，找到解决问题的最佳方案，减少工作中的失误，才能提高工作效率。
    二是嘴严。作为办公室主任，是领导集体做出重大决策参与者，也是重大决策部署的落实执行者。因此，一方面参与重大决策部署研究出台的全过程，对一些问题有着先知先觉特殊优势，在某种意义上，要对外守口如瓶，防止秘密外泄；另一方面不参与群众间有关单位问题的讨论，一言一行就会透露相关的信息，避免引起外界的无端猜测，引起不良反映；再一方面在领导和同事之间，不传递与工作无关的信息，避免制造不和谐的因素。
    三是耳聪。办公室主任是一个单位上请下达纽带和桥梁，肩负着重要的信息传递职责。一方面要听清上级的工作部署和要求，及时准确地向领导汇报好，并提出具体的贯彻意见，让领导作为落实上级的重要参考；另一方面听懂领导对有关工作的指示要求，以便于准确地传达相关的指令，确保政令畅通；再一方面对事关全局性发展的重要信息，要畅通信息来源渠道，及时向领导汇报反映，便于领导掌握工作的进展；最后积极搜集了解基层工作中出现的矛盾和问题，作为领导的重要“耳目”，让领导掌握第一手资料，作为调整决策部署的重要依据。
    四是眼亮。“眼中有活”是办公室主任最首要的能力。一方面要增强问题意识，紧紧围绕着领导工作部署和单位事业发展的要求，牢固树立责任意识，提高发现问题的自觉性；另一方面要有发现问题的能力，也就是要审时度势，全面理解领导工作意图，做出落实执行的判断和预知；再一方面要针对发现的问题，及时分析产生问题的原因和背景，以自己的眼光和视觉，提出自己解决问题的观点和思路；最后要扩大自己的视野范围，放眼全局，以敏锐的眼光，掌握全局性工作发展的趋势。
    五是腿勤。作为办公室主任，了解全局性的工作情况是其重要职责，需要及时到群众中多交流沟通。一方面是要与领导同事多学习交流，谦虚低调，能够融入到集体之中去，与之和谐相处；另一方面要走进他们中间，看现场、听真话、摸实情；再一方面要见真着实抓落实。多到基层深处、最直观地了解到工作落实执行中的现实情况，了解当前工作生活存在哪些困难，还存在着哪些不足，找到解决问题的答案。
    六是手勤。面对纷繁复杂的工作现状，要多记录，要养成勤做笔记的习惯。一方面记录工作日志，勤做笔记，让工作和生活事事有迹可循。另一方面帮助归纳总结，记录工作或者问题的同时，大脑也在自发的思考，对于写的内容也会有更深层次的理解；再一方面增强工作条理性，做笔记不仅能及时的记录当前的工作动态，便于有条理的开展工作，使工作不出遗漏；最后良好习惯养成，做好记录，能及时记录下群众所反映的问题，使群众诉求能得到及时反馈，展现良好的工作作风。
    总之，作为一名优秀的办公室主任，务必做到脑勤、嘴严、耳聪、眼亮、腿勤、手勤，才能做好本职工作，最大限度地发挥岗位职责优势，全面提高工作胜任力。

怎样当好办公室主任（细节篇）

  五、办公室主任应注意哪些细节问题
    办公室主任岗位职责的特殊性，做好事关全局性的大事、要事很重要，但是做好小事，注意工作细节更重要。
    一是不因副职而忽视。日常工作中，紧紧围绕着一把手的工作部署，做好各项服务工作，是确保全局性工作开展，保证政令畅通的基本工作要求，但是不要忽视对副职的服务。一方面要加强与副职的交流沟通，理解副职的工作思路、工作作风，采取有针对性地服务；另一方面全面掌握各位副职近期的日常工作安排，做到心中有数，便于及时地跟进做好服务；再一方面了解各位副职的工作动态，做好副职之间工作安排的统筹协调，提升服务的质量和效率。
    二是不因对下而漠视。办公室主任服务的特性，不仅服务于正职和领导的政务活动，还要服务于整个单位所有职员，也就是要重视对下和平级的服务。一方面对平级和下级提出的问题，要认真倾听，做好服务的前期工作；另一方面要想方设法的予以解决，争取下级有个积极的好评；再一方面不要漠视平级和下级所遇到的困难，要积极关注，并帮助其解决。使服务工作做到位。
    三是不因事小而不为。办公室工作无小事，要时刻关注日常的各项工作，统筹协调好各方力量，把所经历的、所遇到的事情妥善处理好，不要因事小而放弃努力和关注，往往由于小事的不积极作为，会导致不可挽回的损失。一方面小事要关注，不得放过；另一方面小事要有人去做，落实到人；三是小事也要求结果，确保落到实处。比如：开会领导座次问题，看似是一件小事，如果座次的顺序出现问题。会使领导之间感到不爽，甚至给领导造成误会。
    四是不因事急而乱序。按程序办事始终是职场必须遵守的工作规则，特别是对办公室主任来说，其重要性更加明显，因此对一些急办的事，不能违背事先规定的组织程序而为之。一方面要尽量履行书面审批的组织程序，严格操作规程；另一方面由于客观原因不能履行书面组织程序的，要口头请示汇报，听从审批决定权的领导意见，然后去落实执行；并采取事后完善程序的办法；再一方面对一些有此案例先例的，不会造成严重后果的，可以采取简易程序，以提高工作质效。
    五是不因事难而不为。办公室的工作千头万绪，经常遇到许多难办的事情，要采取积极的应对策略，妥善处置。一方面知难而进，不可因事情难办而退缩或者放任自流；另一方面努力要有果，要经过千辛万苦，无论成功还是失败都要求得结果；再一方面树立做难事必有所获的信念，在艰难困苦中成长进步。因此作为办公室主任来说，对难事的放弃，有可能造成对全局性工作的影响，也会使自己失去锻炼的机会。
   六是不因事杂而乱为。办公室的工作繁杂而无序，除常规性的工作外，临时性的工作是日常工作的重要组成部分。紧张有序，忙而不乱是对办公室主任的基本要求。一方面要统筹协调好各项工作，分清轻重缓急，使之有序进行；另一方面要善于调动各方资源，使繁杂的事物有序的对下部署，保持有序的运行状态；再一方面要抓好督导落实，切实做到有梳理、有部署、有督导、有问效。
    总之，细节决定成败，办公室主任工作的特点，需要注重工作的细节，从细节中追求卓越，追求卓越中提升素质，切实提升工作的胜任力，更好地做好服务工作。

怎样当好办公室主任（禁忌篇）

六、办公室主任禁忌做那些事
    作为办公室主任岗位的特殊性，应当有所为而有所不为，必须严格要求，特别是有些事项坚决不能做。
    一是禁止随意泄露集体研究事项。作为办公室主任是领导班子做出重大事项决策的参与者、推动者，以及和事后的组织、落实者和督办者。了解掌握决策事项的全过程，因此应当严格遵守相关的规定，禁止泄露相关的信息，一方面不得不按规定要求的时间，提前披露决策事项的相关内容；另一方面不得随意泄露决策出台的相关情况，包括出台背景。前因后果等；再一方面不得泄露研究过程中提出不同意见的信息，以免制造领导之间不和谐的因素。
    二是禁止透露领导的秘密。作为直接为领导服务的工作岗位，对领导的个人事项几乎尽在掌握之中，因此，一方面不得透露领导个人的隐私事项，表现对领导的忠诚；另一方面不得透露领导的个人喜好，以免给围猎领导者提供相关的信息；再一方面不得透露领导个人政务活动的相关情况，以免不必要的麻烦。
    三是禁止在领导之间传递不和谐声音。每个单位的领导都来自五湖四海，由于学识水平、工作阅历、地域文化、性格脾气都不尽相同，对问题的认知和看法有着不同的观点很正常。因此作为协调领导工作的办公室主任，应当小心甚微，做好“和事佬”的角色。一方面不在领导之间传递不和谐的言论；另一方面不对任何领导的言行评头论足；再一方面对领导持不同政见的事项，尽自己所能做好疏导和协调。最后禁止当着A领导的面，评价B领导。
    四是禁止有浮夸作风。作为办公室主任由于平常靠的领导比较近，自然而然地会受到领导和同事的敬重，应当时刻保持清醒的头脑。一方面不能以领导自居，领导和同事的尊敬是“办公室主任”这个职位，不是其本人；另一方面不得盛气凌人，对同事指指点点，有种高高在上的感觉；再一方面不得敷衍应付同事提出的问题，要真诚对待，谦逊待人，以此赢得领导和同事的尊重。
    五是禁止推脱责任。作为办公室是全局性工作的部署者、落实者、推动者，而作为办公室主任更应承担起组织者的重任，也就是说事关全局性工作的各个事项必须作为“兜底者”责无旁贷地去担负起责任。一方面对工作中所遇到的事项要肩负起部署落实的责任；另一方面要将各项工作做到件件有着落，件件有人做，件件有结果；再一方面无法划定责任单位的事项，要协调有关领导做好落实推进工作；最后禁止自己不是责任单位为由，放任不管，推脱责任，造成责任事故。
    六是禁止瞒报有关事项。严格落实工作汇报制度，使领导全面了解各项工作的开展情况。一方面要树立领导责任意识，按照领导分工原则，向有关领导汇报工作进展情况；另一方面禁止报喜不报忧，对工作中的失误或者影响全局性工作开展的，要积极向领导汇报，以便采取补救措施，降低损失程度；再一方面对所有需要领导知晓的事项，要全面汇报，禁止有选择性地汇报。
    七是禁止越俎代庖、严格执行领导对事项的决策审定制度，对有关单位申报领导决策的事项，一定落实审核负责制度。因此，一方面要明确领导审核认定事项工作制度，明确领导审核的程序和责任；另一方面要提醒督促领导抓好落实，使各项工作权责明晰；再一方面禁止将由领导审定的事项，自己做主，做出审定的结论，形成架空领导的局面、
    八是禁止作风不正。办公室主任是领导与群众之间的桥梁和纽带，是万众瞩目的工作岗位，自己的一言一行受到大众的关注，因此作风必须过硬。一方面自己的所作所为，不仅表现的是自己形象，也代表着领导的用人思路和风格，对外界传递的信息量很大；另一方面要为人正派，品行端正，志存高远，切忌贪图蝇头小利；再一方面禁止失守底线，经得起多种诱惑和考验，树立大格局。
    总之，办公室主任的有所为而有所不为是其职责要求，要有宽广的胸襟，深邃的眼光，明确那些事不得为之，发挥好办公室主任的作用，在工作中磨练自己。

怎样当好办公室主任（结语篇）

自2023年7月20日起，就怎样当好办公室主任这一课题，从能力、素养、意识、行为、细节、禁忌和角色七个方面谈了一些个人粗浅的看法和建议，受到许多微友的**和关注，今天就这一课题做一下小结。
    一是用心去做事。办公室是整个单位的中枢神经，作为掌控人，应当用心去做，履行好岗位职责。一方面认真对待遇到的每一件事，不饶、不退、不拖、不放弃；另一方面用心去做好，用高度的责任心，去做好遇到的每一件事，用自己的智慧去争取好的结果；再一方面树立结果导向，凡事都要有结果，加强过程监控和督导，做实每一件事；最后高标准严要求，把任何事，尽自己所能达到极致完美的程度。
    二是用智去谋事。作为领导的参谋助手，整个单位的“大管家”，实干为要，但是用智慧去谋事更重要。一方面要善谋事，增强谋事的主动性，对事关全局性的工作，要替领导想在前，谋划在前，争取工作建议的积极主动；另一方面要谋全局，要用全局性的思维，看待身边发生的和即将发生的事，科学判断事情发展的趋势和走向，谋划好全局和局部的工作；再一方面要谋好事，积极建言汇聚正能量的好事、大事，充分发挥自己的聪明才智，建言献策，将其职责做到位。
    三是静心去思考。用心做事是态度，不仅把事情做好，还要有所提升最为重要，思考是提升的最佳途径。一方面要注重过程，对经历过和自己关注的事情，不仅注重结果，还要关注其过程，从过程中领悟成功的奥妙；另一方面要在工作中，对所做过的事，多问几个为什么，从思考中提升自己的水平和能力；再一方面学会复盘思考，从复盘中，用全局性的思维，看待事情经过的每一个节点，从中感悟整体与局部的关系，增强全局观念；最后，思考是经验积累的必经之路，凡事做过没有思考，将不会转化为自己智慧，没有积累就不会有提升。
    四是用情去感人。作为上情下达的桥梁和纽带，需要有良好的人脉关系做支撑。一方面要用真情对待领导和同事，让领导和同事感受到真心做事，真情服务，以此赢得彼此的信任和理解；另一方面要有坚定的自信，在领导面前，服从而不盲从，坚持自己的主见。在同事面前，谦逊而不高傲，拉近彼此距离；再一方面要用温情去化人，对外的沟通协调，展示的是个人形象，也是部门形象，要用自己的柔情感化与之联系的每个人，以此赢得尊重，
    五是用新去提升。事业的发展依靠的是创新推动。要用创新的理念履职尽责，同时，也是做好自己的发展规划。一方面要有创新的思维，善于接受新知识、新理念，以此来指导工作，推进工作；另一方面要有发展意识，敢于打破旧的条条框框，在改革中提升，在变革中发展，以此全面提升工作水平；再一方面要有提升的源动力，时刻立足于自己的工作岗位，在做好本职中，提升自己的水平和能力，力争前进到一个新的平台上去发展。
    总之，当好办公室主任，需要的是实干、智慧、用心、情真和创新。在认真履行职责的同时，实现自己成长进步的理想。