【转】怎么样让自己成为一个汇报思路清晰的人？_学习&职场

沈淮西。

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11.4转正/番外不补

举报只看楼主使用道具楼主发表于: 2023-07-22 0

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你准备并不充分，对工作的梳理并不清晰，所以不知道哪些是重点。
你太过紧张了，对自己的工作成果并不自信，所以很怕领导临时提问。

下面就这两方面展开来说下：
01 工作汇报如何充分准备？
首先，在汇报之前你要清楚——领导想听什么？
直属领导：想听听你对工作中发现的问题和解决思路
上级领导：想知道你对未来工作的目标和具体的措施

简单来说：
1.你的KPI达标没有？
2.你有没有为公司挣钱？
3.你为明年定多大目标？

只有清楚了你汇报的对象真正想听的是什么，汇报才没白做，否则任凭你讲的天花乱坠，都是无用功！

具体的汇报技巧可以参考以下：
①SCQA法——用来应对问题和现象的汇报；
②PREP法——用在应对各种观点发表性汇报；
③一二三法——用在说感受谈分享或者发表见解的时候，以及上面的方法忘记的时候；

1. SCQA法分析问题

引用
常用于针对问题和现象的汇报技巧

这种是最常见的问题汇报方法：

S(情景）：介绍项目或工作的基本情况和概要；
C(冲突）：说明当前存在的重要问题和现状，用数据、图表和结论来表明问题；
Q(问题）：论述问题的本质，可采用“图解”的方式进行说明；
A(回答）：介绍问题的解决方法。

举个例子，汇报过程中老板问：为什么今年的销售指标没有完成？
1.老板，今年的销售指标只完成了85%，确实没有实现。（情境描述）
2.致指标没有完成的原因是_____、_____、_____。（阐述冲突）
注：阐述冲突时尽量用数据、图表和结论来表明问题
数据永远比文字更具说服力，也不用担心数据图表难做，这里给大家提供一个现成模板，直接套用即可，几分钟就能完成。

3.由于以上冲突，导致了这3个主要问题_____、_____、_____。（问题）

引用
注：尽量说客观因素，主观因素也是因为xx不可抗拒因素导致的，不要将问题全部揽自己身上。

4.关于解决这一问题的对策，我也做好了详细的方案，后续跟您单独汇报（解决方案）

引用
注：梳理解决方案的时候可以采用5W1H的框架

当面对问题的时候，只要采用这个方法，就能快速理清思路，轻松应对。

2. PREP法发表观点

引用
常用于针对表明观点或提供建议的即兴演讲技巧

遇到观点型的问题，需要发表演讲汇报的时候，就可以用PREP汇报方式：
①P-结论：先说结论，开门见山地阐述你的观点及主题。
②R-理由：再说理由，阐述支撑上述观点和结论的理由，一般2-3点即可。
③E-示例：拿出例证，给出示例、数据来支撑你的观点和结论，强化你的理由。
④P-结论：重申结论，再次强调你的观点和结论，进行首尾呼应。

比如：领导临时让你汇报一下这个季度的业绩情况，你会怎么汇报呢？

这个季度业绩目标是1000万，实际完成1200万，每个同事都完成了单人业绩150万以上（P）
本季度开始前就把任务以周为单位分解到了每个人身上，并每周追踪回顾完成情况（R）
像A主要关注通过促销活动加快客户的库存消化，B则主要集中精力和资源开发了2个新客户（E）
这一次1000万业绩的超额完成离不开您的大力支持和各兄弟部门的协同配合（P）

3. 一二三法适用于各种场景

引用
适用于各种场景

如果遇到的不是上面几种情况，或者说遇到了上面的情况，但是想不到这些结构技巧，怎么办？
别怕，最后再分享一个工作汇报的终极大招：一二三法。
这是一种比较简便的语言组织方法，可以使你在说明情况或表明态度的时候，思路更加清晰。
如果你细心观察，就会发现，中国的官场最喜欢且最擅长用“一二三法”，最著名的就是“三个代表”。

例如：你汇报完工作后很可能会被问到：
“你对明年的期望是怎样的？”
可以用“一二三法”回答：
我明年的目标还是很有自信的，通过这次梳理我能够得出三点结论：
第一，我们的目标制定是合理且科学的。
第二，为了完成明年的目标我已经有了大致的方向和计划。
第三，我们团队目前的成员都很有冲劲。
所以我相信明年的目标是可以完成的！

一二三点法，常用的套路，我也给大家总结了一些：
我有三点收获；
我想发表三个看法；
我就三方面来谈一下自己的心得；
我们的任务是分三步走；
我们目前有三个急需要解决的问题；
我想给你三个建议。
......

02 如何克服自己的紧张情绪
这点就涉及到心理上的一些问题了，我可能没有那么专业。就我个人经验来看，只能通过2种途径：
.百炼成钢。就好比第一次开车，都会很害怕紧张，但时间长了就不害怕了，这就是因为熟练了。
.请务必对自己的工作了如指掌，这是保持自信的必要条件！

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工作三年，从没重点没逻辑，甚至为此挨骂，到现在能在几十人的会上侃侃而谈，提需求做汇报完全不虚，也是一番血泪。很多职场新人对于和上司沟通、汇报工作等都胆怯，感觉自己啥也不会，不够专业，说每一句话都心虚。
其实大可不必，上司派下来的工作肯定是你能做的，遇到困难多问就好，有想法也可以大胆的说，一个好领导是可以理解你的，因为他也从这个阶段过来。不要因为心虚和逞强反而耽误了工作。下面具体分享一点汇报工作的建议。

一、非正式
非正式场合包括：

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1.上司提问
2.周期同步&其他主动同步

1、周期性同步&其他主动同步
比如每天早晨同步（和上司单独or晨会；打字or当面），或者一周（周报or周会）或者更长时间。
又或者你遇到问题，或者完成一个节点，或者需要协同，总之在上司没问的情况下主动同步。
以上情况，最好表达清楚：当前进度，下一步计划，遇到的问题，需要的协助。
如果是已经完成的工作，也要说明完成的情况，后续是否还会继续关注，如何迭代，中间有什么总结。
如果工作内容涉及到了具体的数据，最好再附上表格，并运用模型进行分析，能够让接收信息的人更直观的了解到你的工作和你的需求，也能显现出你的专业性，

这里必须强调一下，很多人都觉得数据分析和自己没关系，也在心里魔化数据分析，觉得很难、是不会编程不行的技能，或者认为这是互联网企业才需要的能力，但实际上数据永远是最有说服力的东西，只要你拿出真实数据，做出科学分析，就算是一个职场新人，也能让那些老人认可你，是职场出头的重要技能。

2、上司提问
如果不到固定的进度同步时间，或者没有到约定的交付时间，那上司问进度一般有两个原因：
给上司的上司汇报情况。
和你交流太少，不清楚你到底在干嘛，一方面了解你的工作情况，一方面确认你是否遇到了问题，需要不需要帮助。
如果是上司要给自己的上司汇报，一般就只需要知道你做到什么程度了，不需要知道你的完成细节。判断是否是这种情况也很简单，最明显的是如果上司不在座位上，那大概率是开会去了，需要给他的上司汇报进度。还有就是，如果问的是一个已经完成的任务，大概率也是这种情况。
如果是后者，想要了解你的工作状况，那一般会发生在坐在工位上的时候，你可以说的详细一些。不过已完成的任务一般不会发生这种情况。

二、正式报告
正式报告，甚至有ppt的那种，首先要注意自己的文本解构，最好遵循：结果/目标—数据/事实依据/当前状况/—实施步骤/解决方案/建议策略。最好是有一些专业的模型依据，比如运营就是根据“引流-留存-激活-转化-裂变”的模式。
这里我主要推荐一个mice鱼骨图方案，其实也就是逻辑树、演绎法，即穷尽所有可能。

这种方法一般是确定一个目标或问题作为鱼头，然后把想到的（自己或团队）的所有方法或原因标在分叉，即可以用于归因，也可以用来拆解目标，还可以用来记录创意。
不过需要注意的是，鱼骨图这样的思维方法一般都需要练习，自己不断的去拆分，然后找到这方面更资深的人给出建议，并学习对方的思维方式。
除了鱼骨图，还有很多如3W、SWOT的分析方式，这些思维方式都更用来有条理的分析问题，还可以和数据分析相结合，作为模型给数据以方向。

要讲方法和技巧，我能扯一天，内容太多了，这个可以通过看书来学习，以及在工作中实践和总结。题主你都工作5年了，需要的不是方法和技巧，而是观念。我捡重点说几条：
1、真的职场，不需要滔滔不绝，妙语连珠。
镗镗镗说相声那样的，可能是你说的爽，绝对不是领导听的爽。我遇到有人汇报工作滔滔不绝就脑瓜疼。经常现场制止：讲重点！
有一个小伙子说话啰嗦、思维发散，还抢话，我现在只看他的文字汇报。看不明白的叫他过来直接问。
2、汇报工作讲结果
不需要任何修饰、不拐弯抹角让领导琢磨的那种结果。领导很累，要思考的东西很多，听汇报越轻松他越舒服。
3、汇报过程要闭环
（1）汇报前，可以先整理汇报内容的文字版，提前发给领导。有的领导不喜欢现场语言交流，发给他让他提前思考。整理一遍，也帮助你理清思路。
（2）汇报中，没必要展示工作之外的才能。我以前的下属，不知道是文学水平高还是想给我炫他的思路清晰。上来引经据典，讲大道理，他有一次汇报开篇就是：工欲善其事，必先利其器，……
（3）汇报完，该请示的提方案，征求领导意见。剩下的等领导问。你一边思考一边陈述，可以配合文字记录，记录关键点。对话像打乒乓那样的节奏。
（4）汇报结束，结合领导的意思把结论陈述一遍，看自己领悟的是否正确、完整。
（5）回去整理好了，给领导发一份，保持工作的闭环性和持续性。本次起点是上次汇报的结论，本次汇报的结论，就是下次汇报的起点。
4、汇报内容不要去背，记关键信息，尤其是数字。
只要刻意背，100%掉链子，和领导之间的交流是开放话题，不是演电视重现剧本。背的东西关联性不好，只要领导不按你预设的话题或者方式问，几句把你倒腾糊涂你就慌了饺子。

要提前准备：
（1）汇报逻辑，
（2）在脑子里把关键数字倒腾清楚。
例如，你跟领导汇报一个项目的预算和实际支出，以及想把部分结余拿出来奖励团队。事情非常简单，逻辑也清楚，数字都是小学加减乘除。汇报可能这样：

引用
项目预算：260万。其中：材料费80万，加工费12万，人力成本120万，差旅费10万，外协30万，知识产权8万。
项目结题：人力成本按计划支出；因疫情原因差旅费只花了3万；因样机转销售卖出产品含税80万（税额13%）；销售人员固定提成2%；同时该项目申请配套政府补贴40%。
实际花了多少钱？项目比预期节约了多少钱？你打算拿出节约费用的40%作为奖励，应该是多少？

上面这个忽略掉了很多财务细节，实际会更复杂一些，我们暂且不管。就按照比较理想的来计算。你需要在和领导沟通的过程中不把自己绕晕，能够倒腾各种数据不需要计算器，让数字跟随你的谈话过程。
这个能力是汇报能力也是做领导的必备能力之一。有人会觉得意外，你千万不要意外，职场中99%的汇报都是小学数学。
所以，你需要刻意锻炼数字敏感性和小学数学脑算能力。任凭各种角度问你，倒来倒去都倒不糊涂。
这几点做到了，你就80分以上了。剩下的方法技巧，多看书，并且在工作中多应用、多复盘、多积累，形成习惯。你会发现随着工作经历增长和习惯的形成，很多事情就是脱口而出，语言和思维同步。

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