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[职场之道] 【转】如何做好工作汇报？

刷新数据楼层直达

沐晚19

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举报只看楼主使用道具楼主发表于: 2023-10-10 0

向领导汇报，千万不要搞太多无法量化的东西。在工作上，向领导汇报工作是一件日常工作，很多人在向领导汇报工作的时候，把握不住重点，啰里啰嗦了一大堆，所以在向领导汇报工作的时候，要注意以下几点。

01
下面三件事情要多说

1、领导关注的事情要多说——这一点大家很好理解，但是不容易做到，因为平时自己并不关心领导关注的事情，不过看了这篇文章之后，一定要留意领导在你工作上到底关注的重点是什么？然后把这些重点强调出来，你的汇报领导才会更加满意。

2、领导给你拿意见的事要多说——比如说上一个回报周期之内领导对你的事情给了一些指导性的意见，这件事情一定要在下一次汇报的时候提及，不仅向领导表示感谢，而且要把领导的这个意见所带来的好处总结那么几条。这样就能够激发领导对你的指导越来越多，这样对你的工作会越来越有利。

3、带数据的事要多说——向领导汇报，千万不要搞太多无法量化的东西，以及虚头巴脑的客套东西。尽量多用数据去归纳总结，让领导听起来非常的简单，你说起来也比较简单，这样才能提升向领导汇报的效果。

02
下面这三件事情要少说

1、牵扯到别人的事情要少说——千万不要在汇报工作的时候去贬低别人，或者是告别人的状，小心领导把你给卖了哦。

2、把问题抛给领导的事儿要少汇报——就是在你的工作范围之内，自己一时半会解决不了，自己也找不到解决的方法，这个时候你可以向领导请教而千万不要把问题抛给领导，让领导替你解决，可能会报的时候有个三五次这样做，领导对你的印象就会一落千丈。

3、涉及到人的事儿少汇报——在向领导汇报工作的时候，千万不要涉及到太多的人，比如说这个人对自己不好，那个人不配合自己的工作。有些人影响了自己的工作，对自己见了一些干扰，或者是对领导有些意见等等，这是职场上的大忌。

汇报工作是提升职场存在感最直接的方式，却也是令很多职场新人感到头疼的一件事情。在职场打怪升级中要想取得节节胜利，除了自身需具备较强的工作能力外，还有一部分取决于职场“能见度”的高低。
而善于向领导汇报工作，则是提高自己的“能见度”方法之一。口头、邮件、微信、PPT，四种形式的工作汇报秘诀，简单实用，快来收藏学习吧！

· 口头汇报·
01原则
1. 按照书面汇报来准备：准备好主要观点、支撑内容和待定事项。
2. 按照讲话模块来讲话：站在对方立场，准备应对方案。

02注意事项
①30s-2min汇报：
直奔主题，直奔结果
②10min汇报：
·不超过三点
·开场一分钟进入主题
③30min汇报：
·结论先行，一分钟讲出关键点
·有干货，减少客套、感谢、口头禅等废话
·双向沟通，善于提问题

03听觉型领导口头汇报tips
1. 多用口头汇报，电话汇报，让上司听到你的声音
2. 注意发音，不要说错别字
3. 听觉型领导喜欢多听他人意见，可以引用一些他人意见
4. 汇报多用不同语气、语速表达你的意见
5. 和上司汇报，表现出用心倾听

· 微信汇报·
01汇报场景
①请求审批：请假、报销等审批流程，微信征求同意
②汇报进度：汇报项目的进度，让领导有掌控感
③请求决策：重点问题答疑，需要领导决策

02汇报四要点
背景、支持事项、支持理由、时间要求

03案例
背景：分析的问题的原因是什么→“老板，您好，我最近拜访了客户A，他对我们意见很大，我调查了一下，发货不及时的主要原因是，最近公司订单增长了200%，仓库人手还是之前3-5个人。”

支持事项：领导需要决策什么→“您能不能帮忙给管理仓库的部门负责人沟通一下，让他们重点保证重点客户A的发货率。”

支持理由：领导为什么关注这个事情→“因为今年还准备在客户A上做5000万的业绩。”

时间要求：如果有则写明→“客户还蛮着急的，您沟通看这周是否可以发。”

· 邮件汇报·
01汇报场景
①跨部门协作沟通
②重大项目进度汇报

02汇报三要素
1. 我要领导做什么
2. 为什么要做这个事情（背景+原因）
3. 需要对方怎么去做（时间+方式）

03注意事项
1. 不要越级发邮件
2. 不要在邮件中聊工作无关的事情
3. 不要转发不该转发的邮件
4. 不要忘记正确抄送
5. 不要让Email彻底代替见面+电话
6. 保留好邮件发送的证据
7. 用Email让老板看到你的努力
8. Email的发送时间也很重要

· PPT汇报·
01汇报场景
①述职报告
②年终总结
③项目汇报
④需要展示的汇报场景

02汇报注意事项
1. 内容逻辑：逻辑清晰
·结构化思维：结论先行+以上统下+归类分组+逻辑递进
·三点法则：重要的事情说三点

2. 视觉效果：简单美观
·元素：多用图表，少用文字
·排版：文字/图片对齐
·图片：高清
·字体：不超过三种字体
·配色：相似色系或对比色系

最近在准备项目汇报，遇到了困难和卡点，按照我的惯例，我找了些材料并进行了整理，本着输出倒逼输入的原则，写下了这篇文章，不知道你在工作汇报的时候，有没有遇到类似的问题？

上司的时间宝贵，在汇报的时候要分主次的先后顺序，不但要精练，还要能够引起你上司的兴趣。你一定要知道，上司关注的是哪个工作、上司想先听哪个工作。
有几个原则要牢记：强调紧急的、强调重要的、强调和上司利益关系密切的、强调上司关心的。

有三种顺序供你参考：
第一种，按照时间顺序汇报
比如说，当你汇报业务时，你可以先总结过去的一个季度的表现；然后再分析当前遇到的机遇和挑战，总结要点；最后对下一季度进行展望，对需要改进的地方加以阐述。
第二种，按照影响力排序汇报
先说影响重大的因素，然后说次要的。
第三种，按照沟通对象的关心程度汇报
先说沟通对象最关心的问题，再抛出其他问题。

汇报时，尽量采用“总分总”的方式，先总结，再分别描述，最后再总结。

汇报的结果最重要，要学会把你汇报的内容归纳出个一、二、三来。
可以这样对领导说：“领导，我向你汇报三个工作：第一项是……，第二项是……，第三项是……”然后观察领导的神情，领导在听哪件事时表现得比较专注，你就着重汇报哪个内容。

这里面最重要的是运用三点逻辑：学会分层次汇报，浓缩的才是精华。
三点逻辑的精髓在于总结和归类，三种方法、三个时间、三个方面、三种方位、三个工作……把内容分成三块来阐述，就是三点逻辑。

任何事情都可以总结出个一二三来，你在说话的时候、汇报的时候，甚至思考的时候，都应该有意识地训练自己，用“一、二、三点”来说话、汇报、思考。

干得好不如说的好，说的好不如汇报的好！

写汇报时经常遇到三个问题：

1.没思路:不知道哪些该汇报，哪些不该汇报。
2.没条理:不知道哪些先说，哪些后说，内容混乱。
3.没重点:不知道哪些该多说，哪些该少讲，直接写成了流水账。

那怎么写出言简意赅、领导又爱看的汇报呢？
今天带大家学习如何写出90分周报。

四个向上管理认知
职场讲究一个“利益互换，互惠互赢”，你要通过一次工作汇报同时满足领导和自己的期望，就必须要有以下4个认知：

认知1：我希望通过工作汇报得到什么？
在做任何一场工作汇报，哪怕是一个小小的口头汇报前，作为汇报人必须要清楚自己的需求，并且将这个需求清晰的传达给领导：

我想要升职加薪——向领导展示自己的工作成果，证明我有价值。

我想要争取资源——向领导阐述项目预期效果，以及达到这一效果需要满足的条件。

我想要领导支持——向领导阐述项目的重要性，以及项目完成后的价值。

首先，你要清楚的知道你想要什么，其次，你要精准的让领导知道你在想什么，否则很容易变成，你说你的领导想他的，最终也没能达成目的。

认知2：领导想要通过我的汇报知道什么？
上面说过，职场讲究一个利益互换，你只单向跟领导提出你的诉求，他凭什么要满足你，所以向上传达你的诉求远远不够，更要满足领导的期望！

领导的期望是什么？

业绩层面——
你的KPI达标没有？
你花了多少钱，挣了多少钱，ROI有没有回正？
你为下一季度定多大目标？

业务层面——
直属领导：想听听你对工作中发现的问题和解决思路
上级领导：想知道你对未来工作的目标和具体的措施也就是说，你要了解上司对你的汇报最渴望的期待是什么，除此之外，还要注意一些领导的“隐性期待”——

比如有的领导看重数据不喜欢赘述，在汇报的时候就干脆一点直接讲结果价值；有的领导更关注发展在乎细节，在汇报的时候就多说一点细节和未来的发展趋势等等。

认知3：注重共赢，不要硬抢功劳

要记住以下几句话：
你的功劳就是上司的功劳
上司的功劳永远是上司的功劳
得到上司的肯定就是你的功劳
能得到组织的肯定是上司的功劳
有功劳的时候你很快会成为上司
不要一上来就往自己脸上贴金，先讲对团队的价值，而后得到上司的肯定，接着上司开始把功劳归于你。你有功劳以后，离升职也就不远了。

认知4：多想一步，多做一步
工作永远不要等着上司安排，要学会自己向前再多走几步。工作汇报中更要体现这一点：
多想一步：让你抓住机会，想当下状态，想未来发展，想执行路径多做一步：让你变的专业，做好规划，做好执行，做好复盘

“能”者多劳，永远比别人“多”一点。在公司中，愿意主动承担工作，比他人多做一些，这是取得成绩的好方法，同时也能加强人家对你的信任。

“术”有专攻，用专业引导上司。在职场中，一个不专业的人是得不到上司的器重、同事的尊重和组织的信任的。

4大汇报技巧
快速、简洁、直达核心的汇报是有效向上汇报的核心法则，想要做到这三点，必须要掌握以下3大汇报技巧：
1.结论先行，点明工作成果
我观察过，大部分人做工作汇报都是这样开头的：

本篇汇报主要分为三个部分，第一部分为主要工作成绩，第二部分为经验与教训，第三部分为目标和计划。下面我先开始第一部分……
这种工作汇报不能说有问题，但是绝对吸引不了你的领导，尤其是在部门成员都在的季度汇报上。

但是换个思路，直接放上亮点：
本篇汇报将围绕3个数字展开：销售额增长35%，客户满意度提升5%，执行成本降低20%。

将叙述重点完全放在具体结果上，既节省了观看者的时间，也一定更能在第一时间激发大家的兴趣。

2.量化思维，用数据说话
能用数据表示就别用文字；能用图表表示就别用数字举个例子，你在跟老板汇报上个季度的销售情况

错误打开方式是这样的：
老板，上个季度我们部门销售目标基本上完成了，整体完成情况还不错。
因为这个季度有几个重要节假日，那段时间销售情况挺高的。
但是1月份的销售额不太好，应该是受春节假期的影响。
不过由于3月份冲的比较猛，基本上追平了。
......
一段话，毫无重点，要结果没结果要依据没依据，领导不翻脸才怪！
但如果用数据将结果量化，汇报将会是这样的——
老板，上个季度我们的业绩目标是1000W，实际完成980W，完成率98%。没有完成是因为，1月份受春节假期的影响，整体大盘销售量相比时间进度落后了30%。

不过复工后销售量有回暖，且受到情人节、妇女节等节日影响，上个季度后半段增长明显，同比增幅达到40%。

因此最后我们上个季度的目标完成了98%，相比往年同期，增长了20%左右，这一成果还是在预期中且值得肯定。

✅再将这段报告辅以相应的数据分析报表

3.简明扼要，活用KISS原则
Keep It Short & Simple，字面意思是让事情简单些，傻瓜些，放在工作汇报中就是——极简主义。

简明，是指汇报过程的简单明了，而不是长篇大论喋喋不休；
扼要，是指汇报结果要点名主题，而不是说了半天不提重点。

虽然领导没有负责具体业务，但是他们每天接收好几倍的内部外部信息，并需要快速的分析判断，做出应对各种问题的正确决策，还需要平衡内外部资源将决策贯彻落实，以实现组织的目标。

所以，上司每天无时无刻不面临高压挑战，时间更是有限，甚至争分夺秒，能用一句话说完的事情就不要用两句话。

4.结构思维，活用SCQA原则
结构化思维的四个基本特点：结论先行、上下对应、分类清楚、排序逻辑。如何做到？SCQA原则，比如写工作汇报时，可以利用SCQA工具梳理出四个大的板块：

S情境——工作业绩
C冲突——亮点经验
Q问题——问题分析与建议
A回答——下一步工作安排